组织大型会议的成功三部曲

大型会议比较复杂，涉及的主题重要、人员广泛、内容细致，因此，组织工作繁复容易出现纰漏。根据笔者的经验，组织一个成功的大会，把握会议“成功三部曲”非常重要。

第一部曲，做好会前充分准备

1、成立一个专门的会务小组。要根据会议主题和要求，明确人员的工作分工。

2、制订详细的会务流程，让流程中的每一个责任人心中有数。

3、根据会议时间，排出倒计时工作表。

4、发出会议通知，包含会议名称、时间、地点、主办方、议程、参会人员范围。

5、编制会议文件。

6、整理和制作会议需要的各类凭证，如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。

7、进行会场布置，根据会议主题和设计，充分体现会议气氛:

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适量花卉。

8、对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

9、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

10、会议前1天进行会前检查，向主管领导汇报准备情况。

第二部曲，做好会间组织服务

1、会务人员提前两小时抵达会场，按照会议主题、会议规格和布置要求，无一遗漏地检查会场准备情况。

2、签到处人员到位，做好会议签到、材料分发的准备。

3、落实主席台领导、发言人。

4、按预定方案安排与会人员按要求依次就座。

5、会议记录、摄录像人员各就各位。

6、会议开始前5分钟，广播通知，开会期间手机静音……等等。

7、组织照相。

8、其它需要准备的后勤保障工作。

第三部曲，做好会议良好善后

1、检查会场，带回剩余材料、席签等文件。

2、根据会议要求，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的收集、归档工作。

4、做好会议宣传报道、会议纪要等工作。

以上是组织大型会议的一般流程和要求。

“主题决定成功”，是说组织好大型会议，最重要的是会议主题和按照主题设计的会场布置和流程控制，这是大型会议成功的关键。而“细节决定成功”，则是说很多看似不起眼的环节，比如一束花的错摆、音效的失控等，可能会引发与会者对会务工作的不满，从而导致大型会议的局部失败。