高素质秘书队伍是商会发展的保障

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我们坚信，中国的商协会未来发展之路只有一条，那就是-数据化、上云。道阻且长，行则将至。按我们搭建的数据云商协会价值体系，尽力用简洁易懂的文字，持续输出我们的思考，并试图探索落地的方法、具体的操作，这就是《数据商会谈》。

-- 中科趣商会

作者：苏州市江西商会秘书长周健生

如何当好秘书长?这是新时期社会组织工作的一个关键问题。当好一个称职的秘书长,要具备较高的政策理论水平、丰富的工作经验、很强的组织协调能力和自身的修炼等诸多素质。

秘书长是社会组织的核心人物、工作的关键人物,也是组织中承上启下、左右逢源的中心,既是保证社会组织日常工作顺利开展的总指挥,又是协调内外各方关系的总调度,同时又是会员单位的公仆、参谋、助手和顾问。一个社会组织是否有活力、工作水平的高低,很大程度上取决于秘书长。

如何当好秘书长?这是新时期社会组织工作的一个关键问题。当好一个称职的秘书长,就要在牢记宗旨、熟悉岗位职责的基础上,具备较高的政策理论水平、丰富的工作经验、很强的组织协调能力和自身的修炼等诸多素质。

01角色定位是关键

商会秘书长这个岗位重要,其工作难度也相当大。要做好工作,履行好职责,发挥好作用,必须把握好自己的角色定位。

有为不越位,准确把握住自己。这是做好秘书长工作的首要前提。因为,如果秘书长对自身位置定位不准确,有可能带来工作思路、工作方法和方式、甚至与人交流工作时的话语、语气都会有偏差,它会给商会的工作带来质的影响。秘书长是商会领导的助手和参谋,既然是助手就要懂得配合,既然是参谋就不可越位。越是重要越要审视自我,切记高高在上、目空一切,要用平和的心态、谦虚的态度去做人做事,放平心态,在地位、名利上真正看轻自己的分量,而在业绩上真正体现自己的分量。定位对了,心态平了,秘书长工作才能有一个良好的开端。

具备良好的心胸与胆略。我们异地商会是个极其特殊的群体,成员均来自不同行业、不同领域的经济体,实力不一,想法各异,是商会的宗旨和理念把大家召集在了一起,为了实现商会与会员企业共同发展的目标,秘书长首先要具备爱心、责任心和包容心。对商会、对会员有了爱心, 秘书长才能加强与会员、理事、商会领导地沟通和交流,才能让他们感到被重视、被关心和被需要;有了责任心,我们才能心甘情愿地任劳任怨;有了包容心,我们才能心胸开阔,不计前嫌。其次,秘书长要有想法、有思路、有目标,才能站在商会的角度,想商会的发展、议会员的强大、谋团队的共赢。

02能力就是硬实力

做商会秘书长工作不但要求积极热情,认真投入,而且是一门艺术,一门有时只可意会不可言传的艺术,一门与人打交道的艺术。既然是艺术,那么就得有一定的能力。

俗话说,打铁先得本身硬。1.秘书长要会说、会写、会谈、会悟,这是最基本的。2.要具备 “善于为人处事的能力、善于统筹工作安排的能力、善于总结改进的能力、善于学习实践的能力”。因为在工作中,秘书长既承担着商会的管理工作,又兼有许多事务性的工作,所以,要求秘书长既要有管理者的素质,还要有扎实的实干能力和实干精神。这些能力具体展开来讲,就是要有领导、管理、表达、应变、组织、协调、判断、分析、执行和解决问题的 10 种能力,之外还要有一个特别重要的能力——思考问题的能力,如会员关心什么?会员需要什么?等等这些应该考虑和必须考虑的问题。我们只有知道了这些,才能有针对性地开展工作。会员关心什么,我们就了解什么、研究什么?会员需要什么,我们就提供什么?这样,商会才有凝聚力和向心力。秘书长工作也才能顺水推舟,做到最好。

03方法就是新思维

商会秘书长处于商会理事会的枢纽位置,工作千头万绪、纷繁复杂,只有掌握了良好的工作方法,才能事半功倍,有条不紊,富有成效。

了解全局、掌握政策。秘书处是商会办事机构,所办理的事务大多是准行政事务,办事讲政策、讲规矩、讲程序是商会秘书处工作的最大特点。因此,秘书长必须要全面了解国家的大政方针和基本政策,特别要熟悉社会组织理论方针政策,唯有如此才能把握正确的方向,紧扣商会中心工作,实现理事会和会长的意图,才能更好地为会员服好务。

抓住重点、兼顾各方。秘书长要学会“弹钢琴”,善于在工作中理清头绪,分清事情的轻重大小、先后缓急。要注意抓住中心、突出重点、带动其他,该抓的要抓实、该放的要放开,切忌漫无中心,胡子眉毛一把抓,整天忙忙碌碌,疲于应付。

抓好制度建设,推进规范。制度带有根本性、全局性、稳定性和长期性。有健全的制度,再复杂的问题也会变得很简单,没有完善制度,再简单的问题也会变得很复杂。秘书长要着力推进商会制度化、规范化、程序化建设,坚持用制度管人、管事,用制度来确保商会工作科学有序、刚性运转。

加强联络、协调与服务,推动发展。秘书长要切实做好联络、协调与服务。诚心联络、尽心协调、真心服务。强化服务意识,把商会办成会员的温馨之家,成为会员交心的平台、交友的园地、交流的沙龙。要加强沟通,商会的工作核心是人,人是社会中最重要的因素,秘书长要加强与会员间面对面近距离地接触,和广大会员多沟通,交朋友、做挚友,用真情打动他们,让他们感觉到商会这个大家庭的温暖。秘书长要加强协调,尽可能调动广大会员的积极性,提高商会的凝聚力,群策群力地做好商会的各项工作。遇事要多协商,工作要多协调,这样才能不断增进理解和团结,团结一切可以团结的力量形成合力,共同把商会的各方面工作做好。

当好秘书处的班长,管好团队。秘书处是商会的执行机构、服务主体和策划运营中心,关系到商会是否正常运转,是否不断开拓创新,是否充满活力和生机。秘书长是商会秘书处的班长, 要不辜负商会理事会的期望,认真履行好职责。要带好秘书处队伍,不断提高秘书们的政治和业务素质,提高服务水平,做到服务会员精心细致周到,开展工作合作共事讲配合,完成任务迅速准确讲质量,商会工作开拓务实讲效果。要加强教育,坚持用正能量武装秘书处工作人员头脑, 形成爱岗敬业、乐于奉献的精神风貌。要加强管理,严格各项纪律,做到任何时候都有全局观念; 工作按规矩办事、按程序运作,做到严谨细致,克服懒散习气。要创造和谐的工作环境,营造比、学、赶、帮、超的良好氛围,在团结、紧张、严肃、活泼中提高员工的工作质量和效率,促进商会稳中求进,健康发展。并使之成为一种工作精神、一种工作常态。有了这样的工作团队,我们就能兼顾全面地轻松完成秘书长使命。

04五种关系很重要

第一,建立与政府部门的政商关系。商会组织发展离不开政策指引、政府支持,这就要求秘书长具备协调各级政府关系的能力。具体地讲,就是要与党性强、政策性强、业务能力强、有亲和力的政府官员交往,建立业务指导关系,主动请他们在政策、业务方面为自己把关,当好参谋。

第二,保持与专家学者的师生关系。商会组织发展离不开智力支持。商会组织秘书长需要深入高校、科研院所,与专家学者交朋友,以他们为师。在研究问题、解决问题时,寻求他们的指导,邀请他们当参谋、做顾问或直接邀请他们参与到商会组织的有关具体工作中。

第三,与企业家结成战略合作伙伴关系。商会组织的发展离不开有社会责任心的企业家的支持。商会组织要更好地开展工作,服务社会,必须具备强有力的物质保障。目前,要想确保商会组织拥有充足的活动经费,就需要秘书长与具备强烈社会责任感的企业家广交朋友,真诚为他们服务,与他们建立战略合作伙伴关系,在需要时寻求他们的积极支持。

第四,建立与社会知名人士的朋友关系。商会组织的发展离不开社会知名人士的加入与支持。秘书长首先必须是个社会活动家,有着广泛的兴趣爱好,善于和社会各界人士交往,与他们成为朋友,通过发挥他们的社会影响力来提升本商会组织的知名度和社会影响力。

第五,保持与新闻媒体的互动关系。商会组织的发展离不开新闻媒体的参与。商会组织开展的每一项活动,能否在社会上产生广泛的影响力,除活动本身的策划、定位、组织外,还取决于新闻媒体的参与程度。这需要秘书长熟悉掌握新闻媒体属性、对新闻事件有着较强的敏感度,为新闻媒体及时提供新闻素材。

05创新发展做表率

党和国家历来高度重视社会组织工作。2011 年 7 月,中共中央、国务院出台《关于加强和创新社会管理的意见》,把社会组织建设发展纳入参与社会管理的一项重要内容。党的十八大明确提出了:“形成政社分开、权责明确、依法自治的现代社会组织体制的新任务。”特别是党的十八届三中全会又提出要激活社会组织的活力,从以观念创新推进社会组织建设改革与发展、以体制创新推进社会组织建设改革与发展、以政策创新推进社会组织建设改革与发展、以管理创新推进社会组织建设改革与发展等四个方面,为社会组织工作发展指明了方向。

社会组织事业发展面临新的形势、新的任务和新的发展机遇,对社会组织秘书长工作提出了新的更高的要求。商会秘书长要适应新常态,把握新机遇,完成新任务,开创新局面,进一步推动社会组织事业的发展,就要勇于创新。创新是商会组织不断取得进步的不竭动力和力量源泉。商会秘书长要有创新意识,树立创新理念,以与时俱进的精神研究探索商会秘书处工作的新形式、新方法。要善于总结已往的成功经验,善于借鉴别人的有益成果,坚持解放思想、实事求是,努力在提高工作效能、服务水平上有新突破,在创新机制、完善制度上有新作为,在深化学习、促进团结上有新成果,在加强自身建设、构建和谐商会上有新进展,使商会工作真正体现时代性、把握规律性、富于创造性。

END

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